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なまなまオークションで学んだ「イベントの心得」

2010年10月10日10時。大間海峡保養センターにて開催されました「なまなまオークション」。
大盛況にて無事に終了することができました。
関係者各位、大変ありがとうございました。
イベント本体のレポートは、蝦名を初め、たくさんの方々が書いて下さっているので、
私は「イベントの心得」をお話したいと思います。

西沢です。
今回のイベントに限らず、イベントというものは事前準備が肝心です。
なんといっても当社の蝦名!イベントのスペシャリストでございます。
初の試みとなる「Ustream + Twitter」を使い、
オークション生中継をしてしまおうという企画には、
さまざまな不安があったからなおさら、今回の準備には気合いが入りました。

イベントを開催するにあたり、まず第一に行うのが

■スケジュールの作成

  • 企画書の作成
  • 予算立て
  • 送付先リスト作成
  • 告知用ポスター・チラシの作成
  • 宣伝のための営業日程
  • 会場手配
  • 宿泊手配
  • 備品手配
  • 当日のタイムテーブルの作成
  • イベント内容資料の作成
  • 事後アンケートの作成(※今回はナシ)
  • 経費の精算
  • レポートの作成

企画提案から経費精算、レポートの作成まで、
イベントにかかる最初から最後までの流れを想定(妄想)し、
関係するであろうすべての事柄について、スケジュールを立てます。
このとき、イベントに携わる他社様や、他の方への連絡を忘れないためにも、
その方々への連絡の項目も忘れてはいけません。

スケジュール管理というものは、イベントだけではなく、
普段仕事をする上でもとても重要なものです。

スケジュールを立てることで、目標とゴールが決まり、
どのように動いたら良いか目安がわかります。

■告知用ポスター・チラシの作成
当社で行うセミナーなどの告知ポスターなどは、
約1ヶ月前までに作成完了し、発送をするよう心がけています。
発送した後も、それで終わりではなく、メールを出したり、電話をしたり、Twitterで告知したりと、
できる限りあらゆる方法で告知をします。
「あっ!このポスター見たことがある!」と気にかけてもらうことが大事です。
告知をしたら、イベント当日に向け、当日のことを妄想します。

■備品の手配、会場の手配、宿泊の手配など
今回のイベントでは、「コレ忘れたら終わり!」な場所でしたので
(大間のみなさんスミマセン 汗)いつもより入念な備品チェックが行われました。
そもそも、必要なものを忘れたら話になりませんので、
リストの作成とチェックは欠かさず行ないます。
備品リストのチェック項目は下記の通り。

  • 備品の種類・内容
  • 数量
  • 担当
  • 借先
  • 支払先
  • チェック(最終チェックの為の項目)
  • 返却
  • 備考

備品リストはこんな感じになります。

会場についても、企画段階にて空き状況を確認し仮予約をしておきます。
開催日が決定したら予約確定し、当日までに必ず下見に行きます。
下見の際、確認することは下記。

  • 会場の広さ、テーブル・椅子のサイズ、会場から借りる備品
  • 控室がある場合は控室
  • 電源の位置
  • トイレ・非常口の場所

イベント当日のすべての流れを想像し、下見の際はぬかりのないようにしなくてはなりません。
今回は確認事項に基づき、会場の図面を作成しました。→図面はこちら

※会場の手配と同時に、宿泊の手配もしておくのが理想的です。

■いよいよイベント前日
関係スタッフに、タイムテーブル、図面、イベント内容資料、を配布し、各自担当と流れを全員で把握し、
当日さながらのリハーサルが行われます。
このとき重要なのが、タイムテーブル。事前に配布されている場合は、必ず各自チェックをしておき、
質問がある場合は当日の打ち合わせの際に聞けるよう、確認しておくことが重要です。

イベント当日
遠方からもたくさんのお客様がおいでになってくださいました。
会場を盛り上げてくださった方々、またUstreamを見てご参加くださった方々
所々問題はあったものの、おかげ様でとても楽しく無事終了することができました。
今回の問題点は、必ず次回に活かしますので、今後とも見守ってくださいますよう、
よろしくお願い申し上げます。

そして今回のスタッフの動きといったら!
バヤバヤしている(何をして良いのかわからずボーっとしている)人は一人もおらず、
何度も一緒にイベントを開催しているかのような動きで、あっという間に設営・撤収が終わりました。
このイベントで、「心地良い緊張感」を味わうことができました。
会場やスタッフへのあいさつ、わからないことは即質問!素晴らしい返事!
どれひとつ取っても感動!アッパレ!の一言です。
みんなでひとつのものを作り上げる、一人じゃないってスバラシイ!
改めて、本当にありがとうございました。

なまなまオークションスタッフ

なまなまオークションスタッフ

会場を貸してくださった大間海峡保養センター様、
たくさんわがままを申したにも関わらず、快くお受けいただき感謝申し上げます。
ありがとうございました。

最後にあおぞら組さん、10周年おめでとうございます!
これからも大間を、下北を、青森県を元気にするため走り続けてくださいね!

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